7 Settembre 2023

Analisi dei processi

Blog, Sostenibilità

Analisi dei processi e ISO:9001.

L’importanza dell’analisi dei processi è quella di essere un’azione fondamentale per le organizzazioni che intendono intraprendere un percorso di crescita, miglioramento e strutturazione. Le organizzazioni devono svolgere l’analisi dei processi con accuratezza, precisione e in modo “razionale”, cioè analizzando in modo asettico i vari processi.

Sarebbe opportuno svolgere l’analisi dei processi verificando i vari processi sia singolarmente che in sinergia tra di loro. Il processo deve essere scomposto nelle sue parti fondamentali, scegliendo gli elementi da analizzare, che devono essere “fondamentali” per il processo. Ad esempio, alcuni elementi da considerare sono:

Obiettivo – il motivo perché viene svolta quell’azione;
Input – gli elementi di ingresso (materie prime, attività …);
Output – risultato del processo;
Vincoli – l’insieme delle regole che devono essere rispettate per l’esecuzione efficace del processo;
Punti di controllo – punti in cui tramite elementi oggettivi viene verificato il rispetto degli obiettivi stabiliti;
Risorse e competenze – sono tutti gli elementi, materiali e non, che l’azienda utilizza per il processo.

Oltre agli elementi sopra riportati l’organizzazione può considerare anche altri elementi che ritiene “rilevanti” per l’analisi dei processi.

Dopo l’analisi dei processi, l’organizzazione si occupa di valutare lo stato del processo, cioè, analizza i risultati del processo e verifica quanto sono lontani dall’obiettivo previsto (efficienza del processo). Per questa fase l’organizzazione sceglie una serie di parametri (Es Numero di NC, quantità di pezzi prodotti ecc) che ritiene fondamentale per valutare se il processo raggiunga gli obiettivi previsti.

ES: “Nel caso di una produzione di viti si andrà a valutare la quantità di viti che rispettano le misure imposte dal progetto.”

Questa parte risulta molto complicata perché molte volte non è semplice trovare degli elementi facilmente verificabili.

A questo punto, avendo acquisito sia gli elementi fondamentali dall’analisi dei processi che l’efficienza del processo, si possono attuare delle modifiche nel processo produttivo. Successivamente all’implementazione delle modifiche, è necessario rivalutare l’efficienza del processo così da capire se le modifiche sono state efficaci.

Tutti gli elementi descritti fanno parte del “PLAN–DO-CHECK -ACT”, o definito il ciclo di Deming, il quale è alla base della famosa certificazione ISO 9001. L’ottica con cui una società dovrebbe attuare l’analisi dei processi e possibilmente implementare la certificazione è quella di sviluppare e migliorare le proprie prestazioni attuando un maggiore controllo dei propri processi. Infatti, le scelte economiche, di governance ecc… effettuate su analisi accurate presentano minore incertezza sul risultato e conseguentemente minori probabilità di eventi negativi.

Analisi dei processi e miglioramento continuo.

Per una migliore analisi dei processi è necessario prestare attenzione a tutte le fasi di lavoro: dall’ingresso di materiali e risorse, all’esecuzione minuziosa del processo di trasformazione, fino alla fase di output ove si realizza il prodotto finito.

L’obiettivo di effettuare l’analisi dei processi deve essere quello di curare errori e disfunzioni organizzative, presenti nel sistema ma anche quello di prevenire ciò che può andare storto, in tempo.

L’attenzione non si pone solo sul processo produttivo, sui materiali e i processi tecnici. È sempre importante avere la consapevolezza che ogni sistema funziona perché le persone che lo compongono lo portano avanti, lo sviluppano, lo organizzano e costruiscono continuamente.

In questo senso, è importante abbracciare una duplice visione: per migliorare la propria organizzazione è centrale effettuare una analisi dei processi produttivi ma anche una analisi dei processi umani e umanistici sulle proprie risorse umane.

Molti studi dimostrano che agire sulle politiche del personale consente il progresso solo se l’Azienda agisce in maniera “illuminata”, cercando di aumentare la motivazione delle persone, garantendo loro di vivere le loro giornate in un ambiente sereno e soddisfacente; solo in questo modo le persone rendono con performances migliori.

Si potrebbe, ad esempio, cominciare con l’analisi dei processi di inserimento.

La pratica dell’on boarding permette l’ingresso in Azienda di nuove risorse con la possibilità di seguire un tracciato chiaro, con attività, mansioni e compiti chiari fin da subito, in una direzione e una prospettiva chiara di crescita, se possibile. Basare il processo di on boarding su una procedura scritta che permetta step di controllo, monitoraggio, formazione, può essere la chiave per garantire la salita a bordo di qualcuno che si fidi e si affidi completamente ad una guida sicura, nel tempo.

Ottimizzare il processo di on boarding contribuisce alla risoluzione di problemi di diverso ordine: sovrapposizione tra collaboratori, turn over, cambiamento di mansioni, insoddisfazioni legate alla poca chiarezza comunicativa, mancata affiliazione e identificazione ai valori aziendali.

Effettuare un’analisi dei processi del personale significa effettuare una corretta selezione del personale, che passa attraverso la propria analisi dei bisogni e della documentazione organizzativa: organigramma, mansionari, job description.

Significa agire sui processi che riguardano la formazione continua, il miglioramento continuo, la valutazione e dunque la definizione di obiettivi realistici, chiari, oggettivi da raggiungere, il monitoraggio continuo degli stessi attraverso momenti di confronto, briefing, riunione ben strutturati e organizzati.

L’analisi dei processi sul personale passa anche attraverso le dinamiche che riguardano la comunicazione orizzontale e/o verticale, gli strumenti di organizzazione del lavoro in gruppo, lo svolgimento di riunioni o la disciplina pratica del lavoro a distanza.